Con l’entrata in vigore del nuovo T.U. sulla tutela dei dati personali, anche la nostra professione si trova a fare i conti con gli adempimenti ed i termini da questa previsti.

Capita sempre più spesso di leggere articoli contenenti inesattezze ed obblighi inesistenti, ingenerando falsi timori ed incertezze.

In verità, la privacy è una materia che l’avvocatura, presa da altri problemi, sta trascurando, mentre dovrebbe essere uno degli argomenti principali di discussione, visto che lo stesso T.U. prevede l’emanazione di un Codice contenente norme deontologiche che andrebbe ad integrare e specificare gli obblighi previsti dall’attuale legge, che è farraginosa e spesso di difficile interpretazione.

L’avvocatura non deve perdere questa occasione per rendere il rapporto tra avvocato e privacy ( e di conseguenza quello con il proprio cliente) più chiaro e semplice, riaffermando il primato del segreto professionale per superare tutti i divieti e gli obblighi inopinatamente previsti per la nostra categoria. Lancio quindi un appello a tutte le associazioni, istituzionali e non, affinché si attivino per raggiungere questo risultato, che toglierebbe in un sol colpo ogni ombra ed ogni ostacolo all’esercizio legittimo e pieno della nostra professione.

Riguardo, poi, alla disciplina attuale, ecco come a nostro avviso vanno interpretate le norme:

1) il consenso, sia scritto che orale, al trattamento dei dati non sensibili, non è mai dovuto per le attività miranti allo svolgimento di indagini difensive (nel rispetto della legge relativa); per quelle finalizzate a far valere un diritto o a difenderlo nelle sedi giudiziarie (per il tempo necessario a tale finalità); per lo svolgimento di obblighi derivanti dal contratto stipulato dall’interessato (quindi anche per il contratto di consulenza stragiudiziale), oltre alle altre ipotesi di cui all’art.24 T.U. sulla protezione dei dati personali;

2) Per il trattamento dei dati sensibili, il consenso sia scritto che orale, non è dovuto se i dati sono trattati per l’esercizio di un diritto o la sua difesa in sede giudiziaria (quindi anche per tutte le attività prodromiche e questo finalizzate); ugualmente non dovuto nel caso di indagini difensive; occorre però che il trattamento non sia effettuato per un periodo superire a quello strettamente necessario al perseguimento di tali finalità o per altre finalità con esse non incompatibili…(espressione tra l’altro contraddittoria e che ingenera dubbi). Di fatto, a fine rapporto, se rimangono nel fascicolo dei documenti del cliente non restituiti (anche se è sempre bene restituire quanto non di nostra competenza, facendo firmare una ricevuta), si verifica il caso di un trattamento (la conservazione e l’archiviazione) oltre i tempi necessari per espletare l’incarico, per cui è sempre opportuno riconsegnare tutti i documenti, se si vuole evitare di preparare un modello prestampato con informativa e consenso da far firmare e conservare insieme al fascicolo archiviato (sempre che si tratti di dati sensibili).

3) Per le attività meramente stragiudiziali, che non siano finalizzate alla tutela di un diritto o alla sua difesa in giudizio, quindi per le consulenze in genere, e solo quando abbiano ad oggetto dati sensibili, occorre il consenso scritto dell’interessato.

4) Riguardo all’informativa che l’Avvocato deve fornire al cliente, non è dovuta per gli elementi del trattamento già noti all’interessato, il che vuol semplicemente dire che non è quasi mai dovuta, perché al momento del conferimento dell’incarico il cliente è (innegabilmente) a conoscenza di tutti gli elementi in cui si articola l’informativa; il tutto è strettamente collegato all’incarico che egli conferisce, salvo casi in cui l’avvocato non rispetti gli obblighi deontologici o effettui trattamenti speciali, particolari.

5) Nel caso in cui i dati dell’interessato siano raccolti presso terzi, l’informativa allo stesso non è dovuta se i dati stessi sono trattati per investigazioni difensive o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, con il solito vincolo della finalità e del tempo, anche nel caso di dati sensibili (ad esempio nel caso in cui assumiamo informazioni sulla controparte del nostro cliente, o da conoscenti).

6) Altro problema scottante e che sfugge ai più, è quello dei dati sensibili trattati per fornire una consulenza on-line a norma dell’art. 17 del Codice deontologico; in questo caso, per superare tutti i problemi interpretativi che la disciplina sui documenti informatici pone, la cosa migliore è l’utilizzare la firma digitale, che, oltre a dare dignità di “forma scritta”, permette di identificare con esattezza il cliente e di garantire sicurezza ed integrità sia alla sottoscrizione elettronica che al contenuto del documento informatico di consenso, mettendo il professionista al riparo da possibili problemi (potrebbe bastare anche quella elettronica, ma la cosa è ancora incerta e pone seri dubbi tra gli esperti del settore, per cui si consiglia di andare sul sicuro).

Ritornando al problema evidenziato in apertura, un Avvocato si trova a dover sovrapporre una serie di regole e regolette imposte da norme frammentate di difficile reperimento e collegamento, solo per garantire un diritto al titolare dei dati personali, che da sempre è stato garantito dalla nostra categoria, vincolata al segreto professionale e agli altri obblighi deontologici.

In conclusione, riformuliamo l'accorato appello fatto in apertura a tutte le associazioni istituzionali e non, perché facciano fronte comune per proporre un Codice da affiancare al T.U. sulla tutela dei dati personali (così come previsto dalla legge stessa), affinché tutti questi obblighi vengano ricompresi in quelli già previsti nelle nostre leggi professionali e nel Codice deontologico.

Va ribadito come il gravare di ulteriori adempimenti ed oneri il professionista, intaccando un equilibrio, comunque di per sé rispettoso della privacy dei clienti, rischi di compromettere la tutela fino ad oggi assicurata, a causa della difficoltà pratica di adempiere a norme di difficile interpretazione.

Avv. Mirella Chiarolla Avv. Patrizio Galeotti